Quelques outils pour aider la gestion quotidienne d’un électricien

Il y a pas mal de chose à savoir avant de se mettre électricien à son propre compte: L’impact sur la vie personnelle, la quantité de travail qu’il faut fournir pour se payer un salaire correct etc….

Mais il y a également un autre point qu’il faut avoir en tête: il y a beaucoup de tâches à faire qui ne relèvent pas du métier d’électricien.

Ces tâches sont souvent rébarbatives et chronophages.

Et pour aider dans la gestion de ces tâches, il y a des outils informatiques pratiques.

Voici une liste des outils que j’utilise pour améliorer la gestion de mon quotidien dans ces « devoirs annexes ».

Ma conception d’une partie du métier d’électricien indépendant, La GMA:

Se mettre électricien à son propre compte, c’est faire une bonne dose d’électricité sur chantier. Mais pas uniquement.

Il y a beaucoup d’autre tâches à gérer: problème avoir la banque, tenue de la comptabilité, gestion des stocks, traitement des factures impayées….

Je regroupe toutes ces tâches sous un terme, la GMA: Gestion de la M-E-R-D-E Ambiante.

Je sais, ce n’est pas très joli comme dénomination. Mais ça traduit tout ce qui empêche un indépendant de se développer et de travailler à ce qui lui rapporte de l’argent et de la satisfaction.

Je parle d’indépendant en règle général, car toute profession à la (mal)chance d’avoir à traiter les problèmes que j’ai évoqués ci dessus.

J’utilise donc un certains nombre d’outils qui me permettent de traiter un peu plus facilement ces problèmes liés à la GMA.

Quelques outils pour vous aider à la GMA:

Des outils accessibles en ligne:

Avant de vous proposer les outils que j’utilise, je tiens à signaler que ces outils sont uniquement accessibles en ligne (et à ce titre, ils sont payants).

On parle d’outils sur le Cloud ou encore de logiciel en mode SaaS, pour Software as a Service (c’est expliqué ici en détail).

Au final, ce type d’outil permet:

• De ne rien installer sur une machine physique.
• D’accéder à l’outil depuis n’importe quelle machine à travers le monde.

L’inconvénient, c’est que sans internet, la solution est inaccessible.

La gestion de la facturation et des devis (avec INCWO):

Dans le domaine des logiciels qui permettent de faire de générer des devis en ligne et de faire de la facturation, il y en a « quelques uns ». C’est un euphémisme, car je ne saurais dire combien de solutions existent tellement il y en a.

J’ai donc du faire un choix rapidement pour pouvoir faire mes chiffrages plus facilement.

J’avais commencé avec une solution de type tableur comme Excel, mais c’est rapidement une machine à gaz et pas assez automatisé, ou alors il faut y passer des heures en créant des macros. Et mon métier ce n’est pas informaticien (même si j’ai quelques notions) mais électricien.

Voila pourquoi j’ai choisis l’outil en ligne INCWO.

Il est assez générique puisqu’il peut être utilisé par toutes les professions.

J’utilise les fonctionnalités assez basiques:

• Création de devis.
• Edition de Factures et d’avoirs.
• Gestion des produits et services.
• Gestion des stocks.
• Comptabilité et suivi de trésorerie (en complément de la solution de mon comptable pour avoir un doublon).

Mais il est possible d’aller plus loin car INCWO propose une solution type CRM qui permet de suivre les actions commerciales, les achats, les notes de frais etc….

Côté tarif, il faut compter à partir de 9 euros HT / mois.

Je vous laisse en savoir plus directement ici sur leur site.

Le comptable en ligne, l’expert comptable (anciennement le net expert comptable):

Je ne compte plus les fois ou j’ai entendu des collègues me dire en avoir par dessus la tête de leur comptable. En réalité, ce n’est pas tout à fait les termes qu’ils employaient.

Le plus souvent, il s’agit d’un manque d’organisation et d’efficacité administrative des deux côtés, au niveau de l’artisan et du comptable.

J’ai donc cherché une solution rapidement pour m’éviter les allez retour avec mon comptable.

La conclusion, c’est qu’il me fallait un comptable qui soit connecté. Un comptable qui me propose une solution pour travailler en ligne avec des outils simples à utiliser.

J’ai alors choisi un comptable en ligne qui s’appelle le-net-expert-comptable.

Pourquoi avoir choisi ce comptable en ligne plutôt qu’un autre?

• La relation sympa avec le comptable, même si je ne les ai jamais eu de visu.
• La simplicité de leur solution en ligne.
• L’organisation qui va avec la solution en ligne qui permet de traiter la comptabilité de façon mensuelle, de ne pas perdre de temps et d’obtenir un bilan rapide en fin d’année puisque tout a été géré tout au long de l’année.
• La gestion de pas mal d’administratif en plus de la comptabilité courante (procès verbaux, déclaration d’impôts et de TVA …).
• Le prix compétitif.

La gestion de la fiche de paie avec le TESE:

Dans la GMA, il y a une grosse partie d’administratif directement lié à la législation Française.

Si notre cher gouvernance a su mettre au point une machine tellement complexe qu’elle serait impossible à détricoter aujourd’hui, il y a quand même une lueur d’espoir.

Attention, je parle bien évidemment à mon niveau de simple petit gestionnaire d’entreprise (d’une personne).

Au niveau de la déclaration des salaires, les URSSAF propose un outil en ligne, le TESE, pour titre emploi service entreprise.

C’est un moyen d’éditer une fiche de salaire (avec un contrat de travail attaché) mais pas uniquement. Ce service permet de payer en une fois les charges correspondantes au salaire payé (retraite, santé etc….). Ces charges sont distribuées aux différents organismes correspondants.

Plus de calculs scientifiques, ni d’interlocuteur multiples. La gestion du salaire est simplifiée.

A noter que la partie formation reste quand même à payer à part.

D’autres outils « en vrac »:

Je vous ai donné quelques outils que j’utilise pour simplifier la gestion de certaines tâches particulièrement pénibles.

Mais j’utilise aussi d’autres outils qui me permettent d’organiser mon quotidien pour être plus opérationnel sur chantier.

Trello:

Voici un outil gratuit qui permet d’organiser mes journées, affaire ou autres projets.

Il est organisé sous forme de tableau qui contient des listes. Ces mêmes listes contiennent des cartes.

Je l’utilise de mon côté pour

• Le suivi commercial.
• L’avancement chantier.
• Ce blog.

A découvrir ici.

La boite mail (type Gmail):

La boite mail est un puissant outil de gestion de l’activité (dans la mesure ou on est organisé).

J’utilise une boite mail de type Gmail sur laquelle je rapatrie toutes mes différentes adresses mail (perso et professionnelles).

A l’aide de certains filtres et labels, il est possible d’organiser les tâches et les actions à réaliser.

Il existe de nombreuses façons de s’organiser à ce niveau, et celle que j’utilise ne vous conviendra pas forcément.

J’ai en partie basé l’organisation de ma boite mail en m’inspirant de la méthode GTD (tout est très bien expliqué dans ce livre).

Mais ce que j’ai appris à force de chercher un système d’organisation au niveau de la boite mail, c’est qu’il faut réaliser sa propre hiérarchie de dossier et sa propre façon de fonctionner.

Ceci afin d’être en cohérence avec sa propre logique.

Conclusion:

Les outils que je vous ai proposé ne sont pas les seuls sur le marché.

J’ai fait un retour sur ceux que j’utilise aujourd’hui et qui permettent de m’organiser efficacement et de gagner du temps. Un temps que je consacre au coeur de mon métier: l’électricité mais également à ce blog.

Si vous avez d’autres suggestions à soumettre pour aider votre prochain (ou votre collègue électricien) n’hésitez pas, les commentaires sont faits pour cela.

Pour aller plus loin si vous avez l’intention de vous lancer électricien à votre compte:

Si vous avez pour projet de vous lancer à votre compte, les outils que je vous propose ci dessus vous permettront de gagner du temps.

Ce temps précieux, vous pourrez le consacrer à la partie commerciale et démarchage de clients. J’ai également créé une formation complète accessible ici qui permet d’aller plus loin et de vous faire gagner du temps sur les marchés intéressants à prospecter, les pièges à éviter et la façon de se structurer pour être plus efficace.